¿Cómo hacer efectivas tus reuniones de trabajo?

Las reuniones de trabajo gozan de mala fama a la vez que son necesarios tanto para las empresas como para sus empleados. Por ello la pregunta, ¿Cómo organizar mejor una reunión en la oficina?

Seguramente muchos profesionales dirán que las reuniones de trabajo son largas, improductivas, aburridas y mal organizadas. Sin embargo, son necesarias. Entonces, ¿Cómo hacer para que aquellas instancias creadas originalmente para discutir ideas y concretar planes de acción no terminen siendo una verdadera pérdida de tiempo?

¿Cómo retomar el foco de su verdadero objetivo? Esto es: informar al equipo de trabajo lo que está ocurriendo en la empresa y trazar estrategias para lograr objetivos, alcanzar mayores ventas, para revertir situaciones adversas, entre otros temas necesarios.

Los especialistas de Love Mondays, una plataforma mediante la cual los profesionales evalúan a las empresas en las cuales trabajan, enumeraron una serie de pasos para garantizar una reunión productiva y sin desperdiciar el tiempo de nadie:

1. Establecé una agenda

Cada reunión tiene que tener un objetivo claro, el cual debe estar incluido en la invitación, junto con los temas para tratar, quiénes y por qué deben participar, la duración estimada, el lugar del encuentro y de ser posible el nombre de quien conducirá esa reunión. Actualmente existen muchas herramientas que facilitan la coordinación y la confirmación de asistencia.

2. Eliminá los problemas técnicos

¿Alguna vez te pasó de hacer una presentación o una llamada con una persona que no esté presente físicamente y que el equipo no funcione, que la conexión se caiga o tengas cualquier problema que te deje parado, esperando a que alguien lo resuelva o tratando de solucionarlo? Es un gran desperdicio de tiempo para todos, incluyéndote. Y para evitarlo, aseguráte de que la conexión esté bien, los equipos estén conectados y funcionando antes de que la reunión comience.

Actualizá los equipos electrónicos y aplicaciones de comunicación, como Skype, que ya ofrece Skype Meeting, a través del cual una persona invitada a la reunión puede unirse a una conversación con solo acceder a una URL desde cualquier dispositivo.

3. Sé puntual

La puntualidad es algo que comienza por uno mismo para poder exigir a los otros. Empezar a tiempo y con todos los invitados presentes asegura el aprovechamiento de los recursos personales y de la empresa. Además, la reunión requiere de un cierto tiempo pre-pautado para poder llegar a abarcar todos los puntos a tocar. Las demoras por impuntualidad generarán temas pendientes, mal humor general y decisiones apresuradas.

4. Planificá reuniones más cortas

Con reuniones más cortas te obligás a abordar lo que realmente interesa y evitás conversaciones o asuntos innecesarios, haciendo que la reunión sea mucho más rápida y productiva para todos. Ciertos asuntos pueden ser discutidos en 5 o 10 minutos, no en media o una hora.

5. Evitá los monologos apoyándote en herramientas gráficas

Para que una reunión sea efectiva, dinámica y rápida el expositor debe estar a la altura de ello. Éste debe mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos. Para ello, siempre es bueno apoyarse en imágenes, gráficos y hasta en anotaciones y dibujos a mano. Estos ayudan a explicar mucho mejor que solo las palabras. Además de acortar el tiempo y dejar una reunión más motivadora

7. No vayas a reuniones en las cuales no necesites estar presente

¿Te pasó de estar invitado a reuniones solo para “estar al tanto” de lo que está pasando? Si sentís que tu presencia no es necesaria, hacelo saber y ahorrate de gastar tiempo con un compromiso que no te rendirá frutos en el trabajo. Un buen profesional sabe qué priorizar para ser productivo, por eso, priorizá lo que realmente sea importante para vos y tu trabajo. Un consejo es conversar con quien organizó la reunión y explicar la situación.

8. Toda reunión necesita de una minuta

Es primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes.

Las reuniones pueden ayudarte a crecer y mejorar tu trabajo en general, pero deben ser pensadas y ejecutadas minuciosamente. Estos consejos, pueden ayudarte a hacer más productiva tus reuniones y ser más efectivo en el trabajo.